Priorisation et organisation
La question qu'on m'a posé le plus souvent dans ma carrière, en entrevue et encore aujourd'hui, est la suivante: "Comment priorises-tu un dossier ou une urgence par rapport à une autre?". La réponse est bien simple. Elle ne contient qu'un seul mot en fait: organisation.
L'organisation, c'est la clé du succès dans tout, même dans la vie personnelle. Évidemment, on n'organise pas sa vie personnelle aussi méthodiquement que sa vie professionnelle (en tous les cas, moi, avec les enfants, je laisse aussi place à l'invention!), mais organiser son chaos, c'est la meilleure façon de le gérer de manière efficace et de ne pas s'y noyer.
Les imprévus, c'est imprévu, par définition. Ce sont des choses qui arrivent, même lorsqu'on est bien organisé. On ne s'en sauve pas. Toutefois, il devient beaucoup plus facile d'y pallier quand on est bien organisé plutôt que lorsqu'on ne l'est pas.
Voici quelques clés essentielles à détenir, à mon avis, afin de bien s'organiser :
Prévoir sa semaine. Déterminer quels sont nos objectifs pour les 5 jours à venir. Les objectifs à court terme et ceux qui nécessitent une attention immédiate.
Bien définir les dates d'échéance de ses mandats. Ne pas tomber dans le "j'ai le temps, je mets ça dans la pile du coin à gauche". C'est la meilleure façon d'oublier ou de se retrouver en urgence sur un projet qui ne l'était pas. Un stress pour vous, un moins bon produit pour le client.
Communiquer régulièrement avec les clients. Quelles sont leurs attentes pour les prochains jours ou prochaines semaines? Ont-ils de nouveaux projets qui verront le jour sous peu et qui pourraient requérir vos services? Faites-leur une petite place dans votre agenda et faites un suivi régulier.
Se créer des rappels. Les agendas électroniques sont des outils magnifiques. Utilisez-les. Personnellement, j'aime me créer des rappels, non pas seulement à la date déterminée, mais à quelques reprises avant: un jour, deux semaines, un mois. Ainsi, je prévois me garder du temps et surtout, je n'échappe rien.
Voilà ce qui fonctionne bien pour moi. Mon entonnoir de priorités me permet ainsi de prioriser les projets et non pas les clients. Cela rassure tout le monde et démontre que chacun de mes clients est important à mes yeux.
