Une des plus grandes pertes de temps au travail est due au temps passer à chercher des documents.
Malheureusement, bien des gens ne prennent pas le temps d’implanter un système de classement efficace pour leurs dossiers. Au début, on s’y retrouve, mais cela devient rapidement une énorme perte de temps.
Bien que la création de dossiers et sous-dossiers soit déjà un pas en avant, la nomenclature demeure l’une des façons les plus efficaces de se retrouver rapidement au travers la montagne de documents enregistrés sur notre ordinateur ou notre serveur.
Voici quelques petits trucs que je vous suggère pour améliorer votre classement et augmenter votre efficacité.
Uniformisez le nom de vos dossiers
Lorsque vous nommez un dossier, utilisez la même façon de procéder pour tous vos dossiers. Exemple, si vous donnez le nom de famille de vos clients à vos dossiers, procédez ainsi pour chacun d’eux. Vous saurez donc exactement sous quel nom faire votre recherche.
Si vous possédez également des sous-dossiers, je vous suggère de les nommer en fonction de ce qu’ils contiennent. Ainsi, vous serez en mesure de regrouper tous les documents du même type ensembles. Il devient alors plus facile de chercher une lettre dans le sous-dossier « Correspondance » que dans l’ensemble du dossier. Ceci rend, une fois de plus, la recherche plus efficace.
Nommer les documents
Une fois dans les sous-dossiers, il est également appréciable que les documents soient faciles à retracer. Il existe plusieurs façons de nommer des documents, mais il y en a 3 que je préfère.
Ordre numérique: inscrire 01, 02, 03, etc. en avant de chaque nom de document. Cette façon de procéder vous permet d’établir l’ordre des choses effectuées dans le dossier. Si on prend comme exemple un dossier juridique, on pourrait alors nommer les documents dans leur ordre procédural, soit : 01 - Mise en demeure, 02 - Requête introductive d’instance, 03 - Protocole de l’instance, etc.
Ordre par date: inscrire la date du document devant le nom de celui-ci (ex. : 20101212 – Lettre de TremblaySylvain). Cette méthode vous permet également de mieux cerner la période à laquelle un document a été transmis. Certaines personnes possèdent une mémoire des dates. Elles se rappellent ainsi que telle lettre a été envoyée plus ou moins vers le 12 décembre 2001. Le cercle de recherche devient donc plus restreint.
Ordre alphabétique: inscrire le nom ou type de document en premier lieu. Certaines personnes ont une plus grande mémoire des noms. D’autres préfèrent chercher par type de document. Il est donc plus facile pour eux de regrouper tous les documents ayant trait à une personne ou style de document en particulier. Vous pouvez également y ajouter une date ou précision afin de définir plus précisément le contenu du document. Ex. : Lettre de TremblaySylvain en date du 20010101 re : paiement.
Il existe plusieurs types de nomenclature. Une fois que vous aurez choisi celle qui vous convient, gardez-là précieusement et assurez-vous de toujours l’utiliser. Cela prend quelques secondes de plus à faire sur le coup, mais devient rapidement très payant au fil du temps quand les documents s’accumulent et que, dans un moment d’urgence, il faut en retrouver un spécifiquement.